¿Cómo hacer mi primera factura electrónica?

Hemos preparado una sección para los detalles de este momento tan importante.

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¿Cómo anular una factura?

Anular facturas

A través de una nota de crédito. Este es el único mecanismo autorizado por el Ministerio de Hacienda para anular facturas. Los comprobantes electrónicos y documentos asociados no se pueden anular directamente, sus efectos contables deben de anularse o modificarse mediante la utilización de notas de crédito o débito electrónicas, prevaleciendo inalterable el documento original y su correspondiente numero consecutivo el cual no podrá ser reutilizado nuevamente.

En el siguiente video se muestra paso a paso cómo anular una factura en Factura Zen.

Confirmación de documentos (para gastos deducibles)

Confirmación de gastos para gastos deducibles: tiene un mes y 8 días para este procedimiento

Todos los usuarios que deseen aplicar gastos deducibles a su declaración de renta, deben aceptar las facturas de esos gastos en un plazo no mayor de un mes y ocho días después de haber recibido la factura correspondiente a cada gasto.

Es necesario aceptar las facturas de esos gastos de manera electrónica para ser validados ante el Ministerio de Hacienda.

“... debido a la multiplicidad de solicitudes de obligados tributarios que han manifestado la imposibilidad o el incumplimiento de enviar la aceptación o el rechazo del comprobante electrónico al receptor del comprobante en el plazo de 8 días, esta Dirección General ha considerado que un plazo suficiente para efectuar ese cumplimiento sea aquel que abarque, desde el momento en que el receptor tiene a su disposición el comprobante para su confirmación o rechazo, hasta un plazo máximo de 8 días hábiles, contados a partir del primer día del mes siguiente al que se realizó la transacción u operación respectivas. Esta modificación al plazo permite holgadamente al receptor confirmar o rechazar la transacción.”

Extracto de la Resolución de la DGT Nº DGT-R-004-2019


Factura Zen cuenta con una funcionalidad para este efecto, podrán encontrarla en el menú principal: Confirmar documentos.

Allí podrán subir los archivos XML de las facturas que ustedes reciban de parte de empresas o particulares que les proveen servicios o productos, al enviarlo, el gasto quedará confirmado ante el Ministerio de Hacienda.

De esta manera, los gastos deducibles podrán ser contabilizados al momento de presentar su Declaración de la Renta al finalizar el periodo fiscal.

¿Qué es la Facturación Dinámica?

Facturación Dinámica

Esta funcionalidad está dirigida especialmente a aquellos usuarios que necesitan facturar a múltiples clientes al mismo tiempo. Puede ser una herramienta útil para quienes registren sus ventas y al final del día, en un solo paso puedan emitir todas las facturas del día.

Lo que se tiene que hacer es registrar los siguientes datos en un documento de excel:

- Nombre del receptor
- Correo electrónico del receptor
- Cantidad de producto / servicio
- Precio unitario
- Monto de descuento *
- Motivo descuento *
- Impuesto *

El archivo se debe guardar en formato .csv y subirse en la sección facturación dinámica (el sistema le provee un ejemplo de plantilla que puede descargar y utilizar). De esa manera, las facturas serán emitidas mediante el proceso normal de autenticación por parte del Ministerio de Hacienda y finalmente serán recibidas por sus clientes.

¿Qué son los reportes?

Ahora en la sección Reportes, aparte de poder visualizarlos, los puede descargar en formato excel o csv. De esta manera puede tener más control sobre su contabilidad o enviarlos a su contador mes a mes para mantener un mayor control de sus ingresos y gastos.

En la sección Reportes puede ver sus facturas, sus notas de débito y crédito y sus documentos recibidos (o sea los gastos que ha hecho y ha confirmado). Puede filtrar el reporte por fecha, por tipo de moneda o por cliente.

¿Alguien más puede bajar la llave criptográfica, el usuario y contraseña del sitio de Tributación por mí?

Sí. El sitio de Tributación tiene una sección para personas autorizadas, allí podrá anotar el nombre e identificación de la persona.

Lo ideal es realizar el procedimiento de esta forma, es un método más seguro ya que la persona autorizada quedará registrada.

Rellenar el formulario para notificar a Hacienda que de ahora en adelante usted está inscrito como emisor/receptor de facturas electrónicas.

Es muy importante que una vez que empiece a facturar electrónicamente rellene el formulario de actualización de datos e informe que usted es emisor/receptor de facturas electrónicas.

En este video en el minuto 2:40 puede encontrar los pasos para realizar el formulario.

¿Por qué escribo mi usuario y no sucede nada?

Verifique estar ingresando una dirección de correo válida. 
Si ya está registrado en el sistema: si no se ha registrado, debe introducir su dirección electrónica y hacer clic sobre el botón ‘Registrarse’

Cómo reconocer los errores:

Factura Zen notifica de dos maneras sobre los errores de la factura. En el mismo instante en que se produce el error se abre una notificación explicando el error.
Si cierras la ventana antes de revisar el dato, siempre puedes ir a la sección ‘Reportes’ que encuentras en el menú.


En la sección Reportes, a la derecha de cada factura hay una columna que se llama Estado y cuenta con dos subcolumnas, en esas subcolumnas se nombra el tipo de error.

Fallido.

En este caso la factura no ha salido de Factura Zen, esto se debe a un posible error de recepción en Hacienda. Recomendamos esperar unos minutos y hacer el reenvío. En estos casos NO HACER NOTA DE CRÉDITO porque cuando se presenta este error la nota de crédito tampoco será válida, pues para el Ministerio de Hacienda esa factura no existe.

Rechazada.

Cuando una factura es rechazada, la subcolumna de la derecha en la columna de ‘Estado’ lo especifica. En ese caso debe hacerse una nota de crédito para anularla. Una vez anulada la factura, debe volver a hacer una factura que sustituya la que tuvo el error. (ver video sobre Anular facturas por medio de nota de crédito), pero antes de hacer el reenvío revisar las posibles razones por las cuales el envío es rechazado.

Si la sub-columna de la derecha de la factura es la que dice Rechazado, pueden ser varios problemas:
Credenciales 
Esto puede ocurrir especialmente la primera vez que enviamos facturas, puede ser que haya habido un error a la hora de configurar su usuario, le recomendamos revocar los datos en la sección Ministerio de Hacienda y volver a configurar teniendo en cuenta:

El usuario y contraseña emitido por Hacienda puede estar incompleto 
Es importante tener cuidado cuando se hace el copia pega de los datos, pues a veces sucede que por descuido no se selecciona completamente la información necesaria. Además, revisar los espacios adelante y atrás del usuario y contraseña, en el proceso de copiar y pegar puede que se generen espacios adelante o atrás que producirán error.

El pin no es un número que brinda Hacienda 
Este es un dato que crea directamente cada usuario, como el pin del cajero.

La dirección y el teléfono que el usuario tiene inscrito en Hacienda 
Deben coincidir con los que utilizaste para configurar tu usuario en Factura Zen.

Si ya volviste a configurar y el problema no se soluciona, algo puede estar fallando con tu llave criptográfica, entonces te recomendamos ir al sitio de Hacienda, revocar la llave y solicitar una nueva, siguiendo los pasos del video sobre el ATV. Presta atención a los errores comunes del proceso durante la descarga de la llave criptógrafica, eso puede estar afectando.

El rechazo también puede deberse a que la factura presentara algún error, el monto, el plazo del crédito.

En caso de que siguieras todos los pasos anteriores y se siguiera presentando el error, copia el número Clave numérica que está arriba en la factura y envianos un correo a ayudazen@centaurosolutions.com, con ese número desde el correo de tu usuario, inmediatamente revisaremos si hay algún problema técnico y te avisaremos en cuanto esté solucionado.


En este video te hacemos un resumen sobre cómo reconocer y reparar los errores:


¿Por qué si anulé la factura sigue apareciendo en la sección Reportes?

Aunque haya anulado la factura por medio de la nota de crédito, esa factura debe permanecer en el historial de facturación y respetarse el número de consecutivo. Es decir se contabiliza el número de consecutivo pero el monto de esta factura no será tomado en cuenta como ingresos.

Cuando el mensaje es de rechazo, se debe de realizar la nota de crédito anulando el comprobante electrónico, se debe de generar un nuevo comprobante de forma inmediata, indicándose en el documento de referencia cual es el comprobante que se está sustituyendo.

¿Para qué sirve una nota de débito o crédito?

Refiere a documentos electrónicos que permiten anular o hacer ajustes a la factura electrónica sin alterar la información del documento de origen.

¿Si elijo X plan, podría cambiarlo en cualquier momento?

Sí, el plan lo puede cambiar, si es durante los tres primeros meses de vigencia del Plan ya adquirido bajo estas condiciones:

- Sea un cambio a un plan mayor, es decir, lo que se puede hacer es un upgrade.
- En este caso, se le cobraría la diferencia entre el monto que ya pagó del monto del nuevo plan. En el contador de facturas el número aumentaría al número de facturas del nuevo plan menos las que ya había utilizado.
- Además se modificaría la fecha de vigencia del plan y tendría un año a partir de la fecha del cambio cambio.


Si ya pasaron más de tres meses de vigencia del plan, se puede hacer una Upgrade del plan bajo estas condiciones:

- Deberá pagar el nuevo plan completo.
- Eso sí, se le sumarían las facturas que le quedan del plan anterior con las del plan nuevo.
Y la vigencia del plan cambiaría a un año a partir de la fecha en que hizo el cambio.

¿Por qué me llegan dos correos distintos cada vez que envío una factura?

Cuando se envía una factura a través del sistema Factura Zen al Ministerio de Hacienda y es aceptada, el Ministerio de Hacienda envía un archivo XML al sistema en el cual se confirma la validación de dicha factura.

A algunos de nuestros usuarios, sus clientes les han solicitado ese archivo XML como condición para el pago del servicio o producto. Para facilitarles este proceso, hemos incorporado el envío automático de este archivo cada vez que usted envía una factura.

Por ello, de ahora en adelante, cada vez que envíe una factura, usted y los receptores que indique, recibirán dos correos: 
1. Uno de parte de Factura Zen con el archivo XML y PDF de la factura que se emitió. 
2. Y otro correo con un archivo XML que confirma la aceptación de la factura por parte del Ministerio de Hacienda.

Le recomendamos guardar estos archivos XML pues son el comprobante de la aceptación por parte del Ministerio de Hacienda de su documento de facturación.

¿Cómo se incluye el logo de la empresa en la factura?

En la sección Ministerio de Hacienda, abajo a la izquierda existe el botón de subir imagen, hacer clic ahí y subir el logo.