Lista de verificación para empezar a facturar electrónicamente en Costa Rica

1. Estar inscrito como contribuyente

El primer paso es estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) del Ministerio de Hacienda y tener actualizada la información del negocio o actividad económica.

La inscripción se realiza a través del portal del Ministerio de Hacienda, donde se registra la información fiscal del contribuyente.

Portal del Ministerio de Hacienda:
https://www.hacienda.go.cr

Dentro del registro se deben declarar datos como:

• Actividad económica principal del negocio

• Dirección fiscal

• Correo electrónico registrado ante el Ministerio de Hacienda

• Tipo de contribuyente (persona física o jurídica)

Es importante que la actividad económica esté correctamente registrada , ya que esta información se utiliza posteriormente en los comprobantes electrónicos.

2. Habilitar la condición de emisor de comprobantes electrónicos

Una vez inscrito como contribuyente, es necesario habilitar la condición de emisor de comprobantes electrónicos dentro de las plataformas del Ministerio de Hacienda.

Históricamente este proceso se realizaba en el portal ATV (Administración Tributaria Virtual) , que sigue funcionando para varios trámites fiscales.

Portal de vehículos todo terreno:
https://atv.hacienda.go.cr

Sin embargo, el Ministerio de Hacienda ha comenzado a migrar varios servicios hacia su nueva plataforma digital llamada TRIBU , que busca modernizar la interacción con los contribuyentes.

Portal TRIBU:
https://ovitribucr.hacienda.go.cr/inicio/

Dependiendo del trámite, algunos procesos se realizan en ATV y otros en TRIBU, por lo que es importante verificar en cuál plataforma se gestiona cada paso.

La habilitación como emisor-receptor de comprobantes electrónicos permite que el contribuyente pueda emitir, recibir y validar documentos electrónicos dentro del sistema tributario.

3. Obtener una llave criptográfica

La llave criptográfica es un archivo digital que funciona como una firma electrónica para los comprobantes emitidos.

Este certificado permite:

• Garantizar la autenticidad de la factura

• Validar que el emisor es quien dice ser

• Asegurar que el documento no ha sido alterado

Sin esta llave criptográfica no es posible emitir comprobantes electrónicos válidos ante el Ministerio de Hacienda.

La generación de la llave criptográfica se realiza desde el portal TRIBU del Ministerio de Hacienda.

Generación de llave criptográfica:
https://ovitribucr.hacienda.go.cr/home/

Durante el proceso se generan dos elementos importantes:

• El archivo de la llave criptográfica

• Una contraseña asociada a ese certificado

Estos datos deben almacenarse de forma segura, ya que serán necesarios para configurar el sistema de facturación electrónica.

4. Utilizar un sistema de facturación compatible

Los comprobantes electrónicos deben generarse en formato XML , cumplir con las especificaciones técnicas definidas por el Ministerio de Hacienda y enviarse para validación al sistema tributario.

Cada comprobante sigue una estructura estandarizada que incluye información como:

• Datos del emisor
  

• Datos del receptor
  

• Detalle de productos o servicios
  

• Impuestos aplicables
  

• Códigos de clasificación
  

Para emitir estos documentos se puede utilizar:

• El facturador gratuito del Ministerio de Hacienda
  

• Un proveedor de software de facturación electrónica.
  

• Un sistema propio integrado al sistema tributario
  

Muchos contribuyentes optan por utilizar plataformas de facturación electrónica que simplifican el proceso de emisión, envío y almacenamiento de los comprobantes.

5. Conocer los tipos de comprobantes electrónicos

En Costa Rica existen varios tipos de comprobantes electrónicos que se utilizan según el tipo de transacción comercial.

Entre los principales se encuentran:

Factura electrónica
Se utiliza en transacciones entre contribuyentes registrados.

Tiquete electrónico
Se utiliza principalmente en ventas a consumidores finales que no requieren factura para efectos fiscales.

Factura electrónica de compra
Se utiliza cuando un contribuyente compra bienes o servicios a una persona que no está obligada a emitir factura electrónica.

Notas de crédito y débito
Permiten corregir o modificar una factura previamente emitida.

Cada uno de estos documentos forma parte del sistema oficial de comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda.

6. Verificar los códigos de bienes o servicios (CABYS)

Cada producto o servicio incluido en una factura debe tener un código CAByS , que identifica el tipo de bien o servicio según la clasificación oficial del país.

Este código forma parte obligatoria de la información del comprobante. 

Cada producto o servicio incluido en una factura debe tener un código CAByS .

El CAByS (Catálogo de Bienes y Servicios) es una clasificación oficial desarrollada por el Banco Central de Costa Rica y utilizada por el Ministerio de Hacienda para identificar los bienes y servicios que se comercializan en el país.

Cada código CABYS está compuesto por una secuencia numérica que permite identificar con precisión el tipo de producto o servicio que se está facturando.

Este sistema permite:

• Estandarizar la información de las facturas

• Mejorar el control tributario

• Facilitar el análisis económico de las actividades comerciales.

El catálogo completo puede consultarse en el sitio oficial del Ministerio de Hacienda.

Consulta del catálogo CABYS:
https://www.bccr.fi.cr/indicadores-economicos/cat%C3%A1logo-de-bienes-y-servicios

Es importante seleccionar el código correcto al emitir una factura, ya que el uso incorrecto de un código puede generar inconsistencias en los comprobantes electrónicos.